Cada cop queda menys per a l’entrada en vigor del conegut popularment com a “Veri*factu”, els programes de facturació de les empreses hauran de complir els requisits que estableix a partir de l’u de gener de 2026 (un de juliol per als autònoms). Avui, tractarem una de les preguntes que més es plantegen tots els contribuents, puc facturar amb full de càlcul o processador de textos?

Quan es respon a l’anterior pregunta es comet l’error de no tenir en compte que els sistemes informàtics han de garantir la integritat, conservació, accessibilitat, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat dels registres de facturació, així com tenir capacitat de remetre’ls per mitjans electrònics a l’Administració tributària.

D’altra banda, tingui en compte el contribuent que ningú l’obliga a disposar d’un sistema informàtic, si ho desitja pot facturar a mà, per exemple amb els tradicionals talonaris de factures, és clar que és inviable per a la gran majoria dels contribuents, però cal esmentar-ho per respondre a l’anterior pregunta.

Si utilitzeu un processador de textos per elaborar un model de factura, imprimir-lo, emplenar-lo i desar-lo en una carpeta, no esteu incomplint cap norma, tampoc si empleneu les dades al vostre ordinador i l’envieu al vostre client. Però recordeu el que hem dit abans sobre la integritat, conservació, llegibilitat, traçabilitat i inalterabilitat. Si utilitzeu el processador o el full de càlcul per complir aquestes funcions, per exemple programant una Macro, llavors, sí que està incomplint amb la norma.

Un cop aclarit això, un altre error es comet a l’hora d’analitzar les conseqüències d’aquest incompliment. Recordem que, la Llei 58/2003 General Tributària (LGT) estableix una sanción para los fabricantes de programas que no cumplan los requisitos bajo una serie de circunstancias y, también para los empresarios que los usen, en aquest darrer cas aquesta sanció és de 50.000 euros. L’error de què parlem es comet per un detall, vegeu la següent afirmació de la Direcció General de Tributs a la Consulta Vinculant V0073-25:

si la consultant utilitza fulls de càlcul, bases de dades o processadors no es pot concloure que no resulti obligada pel Reglament aprovat pel Reial decret 1007/2023 ja que aquests fulls de càlcul poden tenir utilitats de processament de dades i conservació que pot implicar la seva consideració com a sistemes informàtics de facturació d’acord amb el que disposa l’article 102 del 2.2.

El full de càlcul o el processador de textos no és un sistema informàtic de facturació, només és un sistema informàtic, per les seves característiques ha estat utilitzat per facturar però no és un sistema informàtic de facturació, abans hem dit que hi ha sanció per al fabricant i per a l’usuari, pregunteu-vos:

Es pot sancionar el fabricant d’aquest full de càlcul o processador?

Evidentment no, perquè no fabrica un programa de facturació, per tant, si a aquest fabricant no se’l pot sancionar tampoc l’usuari. Ara bé, no se’l pot sancionar per aquesta sanció de 50.000 euros de l’article 201 bis LGT, però sí per incomplir les obligacions de facturació, és a dir, serà aplicable la infracció prevista a l’article 201 LGT “Infracción tributaria por incumplir obligaciones de facturación o documentación”, ja que s’estan incomplint les obligacions de facturació, que des de l’entrada en vigor de Verifactu no només seran com hem vist les d’expedició, tramesa, rectificació i conservació de factures.

A més, és aplicable la lletra a) del segon apartat del dit article 201 LGT, i la sanció és un 1% de l’import del conjunt de les operacions que hagin originat la infracció.

El contribuent que ha estat usant aquestes eines a partir de l’u de gener de 2026 (un de juliol autònoms), no podrà continuar fent-ho, llevat que les utilitzi dins de les limitacions que hem esmentat, en cas contrari serà sancionat per incomplir les obligacions de facturació.