Cada vez queda menos para la entrada en vigor del conocido popularmente como “Veri*factu”, los programas de facturación de las empresas deberán cumplir con los requisitos que establece a partir del uno de enero de 2026 (uno de julio para los autónomos). Hoy, vamos a tratar una de las preguntas que más se plantean todos los contribuyentes ¿puedo facturar con hoja de cálculo o procesador de textos?

Cuando se responde a la anterior pregunta se comete el error de no tener en cuenta que, los sistemas informáticos deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, así como tener capacidad de remitirlos por medios electrónicos a la Administración tributaria.

Por otro lado, tenga en cuenta el contribuyente que nadie le obliga a disponer de un sistema informático, si lo desea puede facturar a mano, por ejemplo con los tradicionales talonarios de facturas, por supuesto esto es inviable para la gran mayoría de los contribuyentes, pero es necesario mencionarlo para responder a la anterior pregunta.

Si usted usa un procesador de textos para elaborar un modelo de factura, imprimirlo, cumplimentarlo y guardarlo en una carpeta, no está usted incumplimiento ninguna norma, tampoco si cumplimenta los datos en su ordenador y la envía a su cliente. Pero recuerde lo que hemos dicho antes sobre la integridad, conservación, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. Si usted usa el procesador o la hoja de cálculo para cumplir esas funciones, por ejemplo programando una Macro, entonces, sí que está usted incumpliendo con la norma.

Una vez aclarado esto, otro error se comete a la hora de analizar las consecuencias de dicho incumplimiento. Recordemos que, la Ley 58/2003 General Tributaria (LGT) establece una sanción para los fabricantes de programas que no cumplan los requisitos bajo una serie de circunstancias y, también para los empresarios que los usen, en este último caso esa sanción es de 50.000 euros. El error del que hablamos se comete por un detalle, véase la siguiente afirmación de la Dirección General de Tributos en la Consulta Vinculante V0073-25:

si la consultante utiliza hojas de cálculo, bases de datos o procesadores no se puede concluir que no resulte obligada por el Reglamento aprobado por Real Decreto 1007/2023 puesto que dichas hojas de cálculo pueden tener utilidades de procesamiento de datos y conservación que puede implicar su consideración como Sistemas Informáticos de Facturación conforme a lo dispuesto en el artículo 1.2 del citado Reglamento aprobado por Real Decreto 1007/2023.

La hoja de cálculo o el procesador de textos no es un sistema informático de facturación, solo es un sistema informático, por sus características ha venido siendo usado para facturar pero no es un sistema informático de facturación, antes hemos dicho que existe sanción para el fabricante y para el usuario, pregúntese:

¿Se puede sancionar al fabricante de esa hoja de cálculo o procesador?

Evidentemente no, porque no fabrica un programa de facturación, por tanto, si a ese fabricante no se le puede sancionar tampoco al usuario. Ahora bien, no se le puede sancionar por esa sanción de 50.000 euros del artículo 201 bis LGT, pero sí por incumplir las obligaciones de facturación, es decir, será de aplicación la infracción prevista en el artículo 201 LGT “Infracción tributaria por incumplir obligaciones de facturación o documentación”, ya que, se están incumpliendo las obligaciones de facturación, que desde la entrada en vigor de Verifactu no solo serán como hemos visto las de expedición, remisión, rectificación y conservación de facturas.

Además, será de aplicación la letra a) del segundo apartado de dicho artículo 201 LGT, siendo la sanción un 1% del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción.

El contribuyente que ha venido usando estas herramientas a partir del uno de enero de 2026 (uno de julio autónomos), no podrá seguir haciéndolo, salvo que las use dentro de las limitaciones que hemos mencionado, en caso contrario será sancionado por incumplir las obligaciones de facturación.